Zpracování a ochrana osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Z platných právních předpisů, zejména z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), vyplývá řada povinností týkajících se ochrany osobních údajů.

Informace o zpracování osobních údajů
V tomto dokumentu naleznete v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále též jen „GDPR“, nejdůležitější informace o Vašich osobních údajích, které zpracovává společnost FORAGRA s.r.o. se sídlem Piletická 486, Věkoše, 503 41 Hradec Králové, IČO 04710797, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, dále jen „FORAGRA“ nebo „my“).

1. Jaké údaje zpracováváme?

A) Údaje klientů a potenciálních klientů
U klientů můžeme zpracovávat následující kategorie osobních údajů, a to vždy s ohledem na rozsah nezbytný k dosažení daného účelu zpracování:
• Identifikační údaje – jedná se o osobní údaje prostřednictvím kterých Vás jednoznačně identifikujeme. U fyzické osoby: jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého bydliště, číslo průkazu totožnosti (občanského průkazu, pasu), podpis, IČO (u fyzické osoby podnikající). U právnické osoby: identifikace statutárních orgánů a kontaktních osob,
• Kontaktní údaje – jedná se o osobní údaje prostřednictvím kterých Vás můžeme kontaktovat. Konkrétně: doručovací adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa a další podobné informace,
• Platební údaje – jedná se o osobní údaje vztahující se k realizaci plateb, konkrétně: číslo bankovního účtu, identifikace banky, DIČ, související transakční údaje,
• Údaje vztahující se k plnění smlouvy – jedná se o všechny osobní údaje vztahující se k plnění smlouvy, kterou jste s námi uzavřeli.

U potenciálních klientů zpracováváme pouze identifikační údaje (jméno a příjmení)
a kontaktní údaje (adresa pro doručování, e-mailová adresa a telefonní číslo).

B) Údaje zaměstnanců, bývalých zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání
U zaměstnanců a bývalých zaměstnanců zpracováváme identifikační a další údaje, k jejichž zpracování jsme povinni ze zákona – poskytnutí a zpracování těchto údajů je tedy nezbytné.
U uchazečů o zaměstnání zpracováváme identifikační a kontaktní údaje (akademické tituly, jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, tel. číslo, e-mailový kontakt), údaje o dosaženém vzdělání a kvalifikaci, kariérním postupu, předchozích zaměstnavatelích
a kontaktech na ně a případně též další údaje, které nám uchazeč o zaměstnání poskytl, vč. záznamu z pohovoru s uchazečem. Zpracování těchto osobních údajů je nezbytné pro účast uchazeče ve výběrovém řízení a bez jejich poskytnutí nemůže být uchazeč o zaměstnání zařazen do výběrového řízení.

C) Údaje dodavatelů
U dodavatelů zboží a služeb, včetně potenciálních dodavatelů, evidujeme identifikační údaje (titul, jméno a příjmení, označení podnikající fyzické osoby, místo podnikání, IČO, DIČ, údaj o plátci DPH), kontaktní údaje (e-mail, telefonní čísla), platební údaje (bankovní spojení, sjednaná výše a forma odměny a její úhrada) a další údaje o příslušném smluvním vztahu, k jejichž zpracování jsme povinni ze zákona (např. identifikační údaje) nebo ze smlouvy (např. kontaktní e-mail a bankovní spojení). Poskytnutí a zpracování těchto údajů je nezbytné pro splnění našich zákonných, či smluvních povinností.

D) Ubytovaných klientů
Na základě Vaší rezervace (či pobytu bez rezervace) zpracováváme osobní údaje klientů v následujícím rozsahu:
- identifikační a kontaktní údaje (jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu, číslo občanského průkazu, či obdobného dokladu a případně též e-mailová adresa a telefonní číslo),
- v případě podnikajících fyzických osob také označení podnikající fyzické osoby, sídlo, IČO, DIČ, údaj o plátci DPH,
- v případě služebních cest nepodnikajících osob také údaje o organizaci, která pobyt objednala, či uhradila,
- údaje o účelu pobytu, příp. údaj o tom, že klient je osobou, která nepodléhá poplatku za lázeňský nebo rekreační pobyt,
- údaje o pobytu a využívaných službách a o výši a způsobu platby za poskytnuté služby (v případě bezhotovostní úhrady číslo bankovního účtu, či údaje o platební kartě),
- v případě cizích státních příslušníků kromě výše uvedených údajů také datum narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, číslo víza, adresa trvalého bydliště v zahraničí,
- v případě hostů, kteří využívají parkování, také SPZ automobilu.

E) Fotodokumentace z pořádaných akcí
U námi pořádaných akcí pořizujeme v přiměřeném rozsahu fotodokumentaci (situační záběry z akcí) za účelem následného zveřejnění vybraných fotografií na našich webových stránkách pro propagační účely. Takovýmto způsobem nejsou primárně zobrazováni návštěvníci konkrétní akce, nýbrž celková atmosféra akce, záběry nejsou zveřejňovány v detailním rozlišení, nepřipojujeme k nim ani popisky konkrétních osob návštěvníků akce. Dle odborného názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů se v takových případech nejedná primárně o problematiku ochrany osobních údajů, ale o ochranu soukromí dle občanského zákoníku; souhlas se zpracováním osobních údajů k „ilustračním“ snímkům tedy není třeba vyžadovat.
Na pořizování fotodokumentace jsou návštěvníci předem upozorněni formou piktogramu fotoaparátu, naši fotografové jsou viditelně označeni a fotodokumentace je pořizována pouze v hlavním prostoru akce a návštěvníci tak vždy mají možnost pobývat v prostorech, kde není fotodokumentace pořizována. V případě jakýchkoli pochybností, či dotazů k pořizování fotodokumentace máte možnost obrátit se na nás na níže uvedených kontaktech.

2. Na základě čeho a za jakým účelem Vaše osobní údaje zpracováváme?

A) Zpracování nezbytné pro plnění právních povinností
FORAGRA zpracovává osobní údaje v rozsahu stanoveném právními předpisy a toto zpracování je nezbytné pro účely plnění našich právních povinností.
Plnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterými je FORAGRA pověřena – FORAGRA zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro plnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci; za tímto účelem může dojít ke zpracování Vašich osobních údajů zejména v rámci činnosti řádného obhospodařování lesního majetku ve vlastnictví státu, jeho zachování, zušlechťování a rozvoje.

B) Zpracování nezbytné pro plnění smluvního vztahu
Tyto osobní údaje zpracováváme výhradně za účelem plnění smluvního vztahu.

C) Zpracování nezbytné pro účely oprávněného zájmu
Vaše osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení a e-mailová adresa zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu pro účely přímého marketingu; účelem zpracování je zde možnost zasílat Vám marketingová a obchodní sdělení, tedy informace o zajímavých novinkách, apod.
Oprávněné zájmy FORAGRA – Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány také v případech, kdy je určité zpracování oprávněným zájmem FORAGRA, a naopak nejsou takovým zpracováním nepříznivě dotčeny Vaše práva a svobody na ochranu soukromí; ke zpracování Vašich osobních údajů může docházet zejména za účelem zajišťování bezpečnosti osob a majetku FORAGRA nebo při ochraně a vymáhání práv FORAGRA, předcházení případným sporům, či pro jejich řešení. Pokud by k takovému případu došlo, byli bychom nuceni zpracovávat údaje v rozsahu nezbytném pro vedení takovéhoto sporu, a to výhradně za účelem ochrany našich práv v takovémto sporu. Obdobně bychom byli nuceni zpracovávat nezbytné údaje též v případě neuhrazení našich služeb, či v případě nám způsobené škody.

D) Zpracování na základě souhlasu
Na základě Vašeho souhlasu nebo nastavení povolení používaných aplikací ve Vašem internetovém prohlížeči zpracováváme technické informace získané při návštěvě našich internetových stránek – podrobně viz separátní informační text dostupný na https://www.foragra.cz/zpracovani-a-ochrana-osobnich-udaju/.
Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat zasláním výslovného sdělení na naši adresu Piletická 486, Věkoše, 503 41 Hradec Králové, či e-mailovou adresu info@foragra.cz. Odvolání souhlasu je účinné doručením takovéhoto sdělení FORAGRA. Dle GDPR není odvoláním souhlasu dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

E) Automatizované zpracování Vašich údajů
FORAGRA nepoužívá v rámci své činnosti automatizované zpracování údajů, při kterém by docházelo k automatizovanému rozhodování nebo profilování osob.

3. Zdroj osobních údajů

Veškeré výše uvedené údaje získáváme přímo od Vás, v souvislosti s jednáním o uzavření smlouvy a poskytování služeb.
Pokud Vám rezervaci našich služeb zajistila jiná osoba (typicky to bývá zaměstnavatel v případě služebních cest), získáváme Vaše základní identifikační a kontaktní údaje (v rozsahu jméno a příjmení a telefonní číslo, případně e-mailovou adresu) přímo od této osoby.

4. Jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme?
Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu jejich zpracování, resp. po dobu nezbytně nutnou ke splnění smluvních povinností, ochraně oprávněných zájmů nebo po dobu, po kterou máme uloženu zákonnou povinnost údaje zpracovávat.
- Údaje, u kterých nám povinnost jejich zpracování vyplývá z relevantních právních předpisů, a to pouze po dobu, která je nezbytná dle těchto právních předpisů. (Např. účetní a daňové doklady, které Vám vystavujeme, obsahují též některé Vaše osobní údaje (jméno a příjmení, typ poskytnuté služby, datum vystavení dokladu). Tyto doklady uchováváme pouze pro účely splnění povinností stanovených relevantními účetními a daňovými právními předpisy, po dobu uloženou těmito předpisy.)
- Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu zpracováváme po dobu platnosti souhlasu, resp. do doby, než subjekt údajů odvolá souhlas. Osobní údaje určené pro přímý marketing zpracováváme do doby, než subjekt údajů vyjádří případný nesouhlas se zasíláním další komunikace.
- Osobní údaje uchazečů, které nejsou nezbytné pro jiné účely, likvidujeme po ukončení výběrového řízení. Pokud nám uchazeč poskytne souhlas, aby údaje byly uchovávány pro případnou nabídku další vhodné pozice, pak tyto údaje uchováváme po dobu platnosti souhlasu. Pro účely předcházení případným sporům, či eventuální naší obrany v konkrétním sporu na základě našich oprávněných zájmů uchováváme pouze identifikační údaje uchazeče a informaci o důvodech, pro které nebyl uchazeč vybrán, a to po dobu tří let od ukončení výběrového řízení.
- Údaje nezbytné pro účely existujících, či reálně hrozících sporů. Tyto údaje zpracováváme pouze do doby pravomocného rozhodnutí sporu a splnění povinností z rozhodnutí vyplývajících, resp. do doby, v níž může případně dle platných právních předpisů dojít ke sporům o poskytnuté služby.
- Údaje o cookies a datech protokolů zpracováváme po dobu maximálně 13 měsíců od posledního využití cookies, či dat protokolů.
Po uplynutí výše uvedených dob Vaše osobní údaje pravidelně likvidujeme, a to v papírové i elektronické formě.

5. Komu Vaše osobní údaje zpřístupňujeme, či předáváme?
A) Předávání třetím osobám
Vaše osobní údaje nepředáváme ani nezpřístupňujeme žádným třetím osobám, s výjimkou orgánů veřejné moci, u nichž povinnost předání údajů vyplývá z platných a účinných právních předpisů.

B) Zpracovatelé
Pro účely zajištění některých podpůrných služeb (např. rozesílání marketingových sdělení, zkvalitňování komunikace a segmentace nabídek, zpracování cookies) využíváme služeb zpracovatelů. Jedná se vždy o zpracování prováděné výhradně pro naši společnost a na základě našich pokynů. U všech zpracovatelů dbáme na jejich výběr z hlediska důvěryhodnosti a kvality služeb, včetně zabezpečení zpracovávaných osobních údajů. Zpracování je možné pouze na základě smlouvy uzavřené mezi FORAGRA a zpracovatelem, která zpracovatele zavazuje ke stejné míře ochrany osobních údajů, jakou poskytuje FORAGRA. O zpracovatelích, se kterými aktuálně spolupracujeme, Vás na požádání budeme informovat.

C) Předávání do zahraničí
Naši zpracovatelé mají zásadně sídlo i místo zpracování osobních údajů v ČR, případně v jiné zemi EU.

6. Jakým způsobem FORAGRA zajišťuje ochranu osobních údajů
Veškeré osoby, které na naší straně přijdou do styku s osobními údaji, mají uloženu povinnost zachovávat mlčenlivost o zpracovávaných osobních údajích, i o bezpečnostních opatřeních k jejich ochraně. Tato povinnost trvá i v případě ukončení jejich právního vztahu s FORAGRA, popřípadě se zpracovatelem.

7. Vaše práva dle platné právní úpravy
Dle platné právní úpravy ochrany osobních údajů máte následující práva:
- právo na přístup k Vašim osobním údajům, které zpracováváme; toto zahrnuje právo získat od FORAGRA následující informace:
o potvrzení, zda FORAGRA zpracovává Vaše osobní údaje,
o přístup k těmto osobním údajům,
o informace o účelech zpracování,
o kategoriích dotčených osobních údajů,
o informace o příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým budou osobní údaje zpřístupněny,
o plánované době uložení, či kritériích k jejímu stanovení,
o existenci práva požadovat opravu nebo výmaz osobních údajů, nebo omezení jejich zpracování, či právo vznést námitku proti tomuto zpracování,
o právu podat stížnost k dozorovému úřadu,
o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů – od Vás,
o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování, vč. profilování,
o vhodných zárukách při předávání osobních údajů mimo EU,
o v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, i kopii osobních údajů.
- právo na opravu Vašich osobních údajů v případě, že by byly v kterémkoli směru nesprávné, nepřesné, či neúplné; opravu provede FORAGRA, s ohledem na technické možnosti bez zbytečného odkladu.
- právo požadovat výmaz osobních údajů v případech stanovených GDPR, např. v případě odvolání souhlasu se zpracováním, či vznesení námitky proti zpracování, v případě protiprávního zpracování osobních údajů, v případě, kdy osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány apod. Můžete tedy požádat o výmaz Vašich osobních údajů, tato možnost však neplatí v případě, kdy je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, a v některých dalších případech stanovených GDPR.
- právo požadovat omezení zpracování osobních údajů v případech předvídaných GDPR, jako je tomu např. v případě, kdy popíráte přesnost osobních údajů, vznášíte námitku proti zpracování apod.
- právo na přenositelnost těch údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme automatizovaně, na základě Vašeho souhlasu, či na základě nezbytnosti jejich zpracování pro splnění smlouvy s Vámi, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost. V takových případech Vám umožníme získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, bude-li to technicky proveditelné, je přímo předáme jinému, Vámi určenému správci.
- právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů založenému na nezbytnosti zpracování pro účely oprávněných zájmů, včetně zpracování pro účely přímého marketingu. Pokud v takovém případě neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme v takovém případě Vaše osobní údaje dále zpracovávat.
- právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů zasláním výslovného sdělení na naši adresu Piletická 486, Věkoše, 503 41 Hradec Králové, či e-mailovou adresu info@foragra.cz. Odvolání souhlasu je účinné doručením takovéhoto sdělení FORAGRA. Dle GDPR není odvoláním souhlasu dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
- právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká, s výjimkou případů v GDPR výslovně uvedených.
- kromě výše uvedeného máte v případě, kdy se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů je porušeno GDPR, právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

8. Naše kontaktní údaje
V případě jakýchkoli nejasností, či dotazů ohledně zpracovávání Vašich osobních údajů se na nás můžete kdykoli obrátit písemně na adrese Piletická 486, Věkoše, 503 41 Hradec Králové, či na e-mailové adrese našeho pověřence pro ochranu osobních údajů info@foragra.cz.